Як зробити автозаповнення осередків в Excel

Ексель – один з кращих редакторів для роботи з таблицями на сьогоднішній день. У цій програмі є всі необхідні функції для роботи з будь-яким обсягом даних. Крім того, ви зможете автоматизувати практично кожна дія і працювати набагато швидше. У даній статті ми розглянемо, в яких випадках і як саме можна використовувати автозаповнення осередків в Microsoft Office Excel.

Варто зазначити, що подібні інструменти відсутні в програмі Microsoft Word. Деякі пользовали вдаються до хитрощів. Заповнюють таблицю потрібними значеннями в Ексель, а потім переносять їх в Ворд. Ви можете робити те ж саме.

Принцип роботи

Налаштувати автоматичний висновок нумерації дуже просто. Для цього досить зробити кілька дуже простих дій.

  • Наберіть декілька чисел. При цьому вони повинні знаходитися в одній колонці або одному рядку. Крім цього, бажано, щоб вони йшли по зростанню (порядок грає важливу роль).
  • Виділіть ці цифри.
  • Наведіть курсор на правий нижній кут останнього елемента і потягніть вниз.
  • Чим далі ви будете тягти, тим більше нових чисел ви побачите.
  • Той же принцип працює і з іншими значеннями. Наприклад, можна написати кілька днів тижня. Ви можете використовувати як скорочені, так і повні назви.

  • Виділяємо наш список.
  • Наводимо курсор, поки його маркер не зміниться.
  • Потім потягніть вниз.
  • У підсумку ви побачите наступне.
  • Ця можливість може використовуватися і для статичного тексту. Працює це точно так же.

  • Напишіть на вашому аркуші якесь слово.
  • Потягніть за правий нижній кут на кілька рядків вниз.
  • У підсумку ви побачите цілий стовпець з одного і того ж вмісту.
  • Таким способом можна полегшити заповнення різних звітів і бланків (авансовий, КУДіР, ПКО, ТТН і так далі).

    Готові списки в Excel

    Більш докладно прочитати про те, як працює автозаповнення, і побачити різні приклади, можна на офіційному сайті Майкрософт.

    Як бачите, вас не просять завантажити якісь безкоштовні додатки. Все це працює відразу ж після установки програми Microsoft Excel.

    Створення своїх списків

    Описані вище приклади є стандартними. Тобто ці перерахування задані в Excel за замовчуванням. Але іноді бувають ситуації, коли необхідно використовувати свої шаблони. Створити їх дуже просто. Для настройки вам потрібно виконати кілька зовсім нескладних маніпуляцій.

  • Перейдіть в меню «Файл».
  • Відкрийте розділ «Параметри».
  • Натисніть на категорію «Додатково». Натисніть на кнопку «Змінити списки».
  • Після цього запуститься вікно «Списки». Тут ви зможете додати або видалити непотрібні пункти.
  • Додайте якісь елементи нового списку. Можете написати, що хочете – на свій вибір. Ми як приклад напишемо перерахування чисел в текстовому вигляді. Для введення нового шаблону потрібно натиснути на кнопку «Додати». Після цього клікніть на «OK».
  • Для збереження змін знову натискаємо на «OK».
  • Напишемо перше слово з нашого списку. Необов’язково починати з першого елемента – автозаповнення працює з будь-якої позиції.
  • Потім продублюємо це вміст на кілька рядків нижче (як це зробити, було написано вище).
  • У підсумку ми побачимо наступний результат.
  • Завдяки можливостям цього інструменту ви можете включити в список що завгодно (як слова, так і цифри).

    Використання прогресії

    Якщо вам ліньки вручну перетягувати вміст клітин, то найкраще використовувати автоматичний метод. Для цього є спеціальний інструмент. Працює він у такий спосіб.

  • Виділіть яку-небудь клітинку з будь-яким значенням. Ми як приклад будемо використовувати клітку з цифрою «9».
  • Перейдіть на вкладку «Головна».
  • Натисніть на іконку «Заповнити».
  • Виберіть пункт «Прогресія».
  • Після цього ви зможете налаштувати:
    • розташування
      заповнення (по рядках або стовпцях);
    • тип прогресії (в даному випадку вибираємо арифметичну);
    • крок приросту нових чисел (можна включити або відключити автоматичне визначення кроку);
    • максимальне значення.
  • Як приклад в графі «Граничне значення» вкажемо число «15».
  • Для продовження натискаємо на кнопку «OK».
  • Результат буде таким.
  • Як бачите, якби ми вказали межа більше ніж «15», то ми б перезаписали вміст комірки зі словом «Дев’ять». Єдиним мінусом даного методу є те, що значення можуть випадати за межі вашої таблиці.

    Вказівка ​​діапазону вставки

    Якщо ваша прогресія вийшла за рамки допустимих значень і при цьому затерла інші дані, то вам доведеться скасувати результат вставки. І повторювати процедуру до тих пір, поки ви не підберете кінцеве число прогресії.

    Але є й інший спосіб. Працює він у такий спосіб.

  • Виділіть необхідний діапазон комірок. При цьому в першій клітці має бути початкове значення для автозаповнення.
  • Відкрийте вкладку «Головна».
  • Натисніть на іконку «Заповнити».
  • Виберіть пункт «Прогресія».
  • Зверніть увагу, що налаштування «Розташування» автоматично вказана «За стовпцями», оскільки ми виділили осередки саме в такому вигляді.
  • Натисніть на кнопку «OK».
  • У підсумку ви побачите наступний результат. Прогресія заповнена до самого кінця і при цьому нічого за кордону не вийшло.
  • Заповнити форму дати

    Подібним чином можна працювати з датою або часом. Виконаємо кілька простих кроків.

  • Введемо в якусь клітку будь-яку дату.
  • Виділяємо будь-який довільний діапазон комірок.
  • Відкриємо вкладку «Головна».
  • Кликнемо на інструмент «Заповнити».
  • Вибираємо пункт «Прогресія».
  • У вікні ви побачите, що тип «Дата» активізувався автоматично. Якщо цього не відбулося, значить, ви вказали число в неправильному форматі.
  • Для вставки натисніть на «OK».
  • Результат будемо наступним.
  • Заповнити форму формул

    Крім цього, в програмі Excel можна копіювати і формули. Принцип роботи наступний.

  • Натисніть на якусь порожню клітину.
  • Введіть наступну формулу (вам потрібно буде скоригувати адреса на осередок з вихідним значенням).
  • = C2 * 2

  • Натисніть на клавішу Enter.
  • Потім потрібно буде скопіювати цей вислів на всі інші клітини (як це зробити, було описано трохи вище).
  • Результат буде таким.
  • Відмінність версій програми Excel

    Всі описані вище методи використовуються в сучасних версіях Ексель (2007, 2010, 2013 і 2016 року). В Excel 2003 інструмент прогресія знаходиться в іншому розділі меню. У всьому іншому принцип роботи такий самий.

    Для того щоб налаштувати автозаповнення осередків за допомогою прогресії, необхідно зробити наступні вельми прості операції.

  • Перейдіть на якусь клітку з будь-яким числовим значенням.
  • Натисніть на меню «Правка».
  • Виберіть пункт «Заповнити».
  • Потім – «Прогресія».
  • Після цього ви побачите точно таке ж вікно, як і в сучасних версіях.
  • висновок

    У даній статті ми розглянули різні методи для автозаповнення даних в редакторі Excel. Ви можете застосовувати будь-який зручний для вас варіант. Якщо раптом у вас щось не виходить, можливо, ви використовуєте не той формат даних.

    Зверніть увагу на те, що необов’язково, щоб в осередках значення збільшувалися безперервно. Ви можете використовувати будь-які прогресії. Наприклад, 1,5,9,13,17 і так далі.

    ВІДЕОінструкція

    Якщо у вас виникли якісь труднощі при використанні цього інструменту, додатково на допомогу можете подивитися відеоролик з детальними коментарями до описаних вище методів.

    Ссылка на основную публикацию